УТВЪРЖДАВАМ:
СТОЯН АЛЕКСИЕВ
КМЕТ НА РАЙОН „СЕВЕРЕН”
ДАТА: 19.04.2022 г.
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА
ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО
ОБСЛУЖВАНЕ В РАЙОН „СЕВЕРЕН”-
ОБЩИНА ПЛОВДИВ
2022г.
І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в район “Северен” - община Пловдив служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.
Чл.2. Административното обслужване в район “Северен”- община Пловдив се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК), Наредбата за административното обслужване, Хартата на клиента на Район “Северен” - Община Пловдив, Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета на европейския съюз относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и на други законови и подзаконови нормативни актове.
Чл.3. /1/ "Административно обслужване" /АО/ е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на район “Северен”.
/2/ "Комплексно административно обслужване" /КАО/ е това обслужване, при което административната услуга се извършва от структурите на район “Северен” - община Пловдив, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от извършващия административната услуга първичен администратор на данни, независимо дали тези данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.
/3/ "Административна услуга" е:
- 1.издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
- 2.издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
- 3.извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
- 4.консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административно правен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;
- 5.експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията на държавен орган или от овластена организация.
Чл.4. (1) Състоянието на административното обслужване се отчита веднъж годишно чрез Интегрирана информационна система на административното обслужване (ИИСДА).
(2) Кметът на района определя със заповед отговорните служители, които подават и обобщават информацията и попълват и публикуват данните в ИИСДА в съответствие с изискванията на Наредбата за административното обслужване.
Чл.5 Взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършените от тях действия се отразяват в автоматизирана деловодна информационна система – АКСТЪР-ОФИС, с активирана функция за контрол по изпълнението на сроковете за предоставяне на административните услуги.
II. ПРИНЦИПИ НА АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл.6 Административното обслужване в район “Северен” – община Пловдив се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията и в Административно процесуалния кодекс (АПК), както и при гарантиране на:
1. равнопоставено отношение към всички потребители;
2. осигуряване на пълна информация за актовете, административните услуги и действията, издавани и/или извършвани при осъществяване на административното обслужване;
3. създаване и популяризиране на стандарти за качество на административното обслужване;
4. координираност и взаимодействие с всички страни, заинтересовани от подобряване на административното обслужване;
5. периодично проучване, измерване и управление на удовлетвореността на потребителите;
6. осигуряване на различни форми и начини за заявяване на административни услуги и за осъществяване на административно обслужване;
7. служебно събиране на информация и доказателствени средства;
8. осигуряване на различни начини на плащане на дължимите такси или цени на услугите по банков и/или електронен път, с платежна карта и/или в брой.
Чл.7 (1) Администрацията на район “Северен” е ангажирана с измерване нивото на удовлетвореност на потребителите на административно услуги като за целта са осигурени следните способи за обратна връзка:
1. чрез попълване на анкетна карта в Звеното за административно обслужване – гише “Деловодство”
2. чрез подаване на сигнал в кутията за мнения и сигнали, както и в книгата за похвали и оплаквания, разположена във фоайето на административната сграда.
3. чрез попълване на анкета на електронната страница на район “Северен” – www.severen.bg;
4. чрез изразяване на мнение и препоръка на електронната поща на район “Северен” –
Е-мейл адресът e защитен от спам ботове. .
(2) Резултатите от направените оценки на административното обслужване в район “Северен” – община Пловдив се оповестяват на информационното табло в сградата и на електронната страница на района.
ІII. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл.8 (1) Потребителите на административни услуги контактуват с администрацията на район „Северен” чрез следните звена за административно обслужване: гише „Деловодство”, звена: „Стопански дейности”, „Правно обслужване“, „ Счетоводство“, „Каса“, „Социални дейности“, „Кадастър и регулация“, „Техническа служба“, „Контрол по строителството“, „Екология и чистота“ разположени в сградата на районната администрация с адрес: гр. Пловдив, бул. „Цар Борис III Обединител” № 22А и гише „ГРАО”, което е с административен адрес: ул. “Ален мак” № 4. До звената за административно обслужване, обозначени с указателни табели, е осигурен лесен достъп за хора с увреждания.
(2) Административното обслужване в район „Северен” се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделните звена в районната администрация и взаимодействие с община Пловдив, районните администрации и други институции и организации при предоставянето на административни услуги.
Чл.9 (1) Работното време на районната администрация е от 08:30 ч. до 17:00 ч., с обедна почивка от 12:00 до 12:30 ч.
(2) В звената за административно обслужване и касата се установява различен ред за ползване на почивките, така че да се осигури непрекъсваем режим на работа с потребителите в рамките на обявеното работно време.
(3) В случаите, когато в служебните помещения има потребители на административни услуги в края на обявеното работно време, работата на звеното продължава до приключване на тяхното обслужване, но не повече от два астрономически часа след обявеното работно време.
(4) Времето за чакане при получаване на информация и/или обработване на документи във връзка с административното обслужване при посещение на звената за административно обслужване е не повече от 20 минути.
Чл.10 Служителите от звената за административно обслужване:
1. Приемат заявления и други документи във връзка с изпълнение на административни услуги (с изключение на гише „Стопански дейности”);
2. Предоставят информация за административните услуги на достъпен и разбираем език; отговарят на запитвания от общ характер и насочват въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи, компетентни по съответния въпрос;
3. Разясняват изискванията, на които трябва да отговаря заявлението или искането за осъществяването на административната услуга по установения ред;
4. Приемат заявления по Закона за достъп до обществена информация;
5. Проверяват пълнотата на документацията за всяка административна услуга в съответствие с нормативните изисквания;
6. Дават информация за хода на преписката;
7. Осъществяват връзката с останалите звена от администрацията по повод административното обслужване;
8. Предоставят исканите/издадените документи.
Чл.11 Служителите определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:
1. Да обработват получените документи веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно определения или в посочения в резолюцията срок;
2. Да изготвят писмен отговор, съгласуван с ресорните ръководители на всяко искане, заявление, жалба, сигнал, предложение съгласно компетентността им и в определения срок;
3. След приключване на задачата, да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно Закона за Националния архивен фонд и вътрешните правила;
4. Да информират незабавно писмено кмета на район „Северен” за погрешно насочени до тях преписки;
5. Да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
6. Да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекия ръководител;
7. Да информират прекия си ръководител, респ. ползвателя на услугата - писмено, когато се налага удължаване на срока;
8. Да предават документите за експедиция в деловодството с: точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер); трите имена на получателя или наименование на фирмата/учреждението и с уточнение за вида на изпращане (обикновена поща, с обратна разписка или с известие за доставка, куриерска услуга и пр.); както и с входящия номер на преписката, на която се отговаря;
9. При отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и да спази установените срокове;
10. При напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител.
Чл. 12 Ръководителите са длъжни:
- 1.Да отразяват резолюцията към конкретен изпълнител върху документа, подлежащ на регистрация;
- 2.Да контролират движението на документите;
- 3.Да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация;
- 4.Да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители.
Чл. 13 (1) За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в деловодството, ръководителите и служителите в структурните звена в района се задължават:
- 1.Да подават информация за предстоящи търгове, конкурси и обществени поръчки, както и за сроковете за приемане на предложения и оферти по тях на служителите, отговорни за тяхното приемане и регистрация в деловодството на районната администрация;
2. Да предоставят информация и/или документи, при поискване от служителите на звената за административно обслужване, когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване на място.
Чл. 14. (1) Служителите, използват символите на район „Северен” – община Пловдив, съгласно Инструкцията за институционална идентичност на администрациите.
(2) Всички служители спазват единни правила при изготвяне на:
1. информационни, промоционални и рекламни материали, отличителни знаци, визитни картички, материали за кореспонденция;
2. указателни и информационни табла, табели на кабинети, табели за местонахождение в административната сграда;
3. образци на заявления/искания с посочени в тях срокове за изпълнение и такси, индивидуални административни актове, декларации и други документи, издавани при административното обслужване.
ІV. ПРЕДОСТЯВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл. 15 Информацията за административното обслужване следва да бъде:
- 1.Ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
- 2.Без абревиатури, съкращения и препратки;
- 3.Достъпна за хора с увреждания, като се поставя на места, до които имат достъп. При необходимост на хора със зрителни проблеми, същата се изчита от служители на съответните звена за административно обслужване.
Чл. 16 (1) Информация за предоставяните от Район „Северен” административни услуги може да бъде получена:
- 1.На място в административната сграда на Район „Северен” – бул. „Цар Борис Обединител” № 22А
- 2.На телефоните на звената за услуги и информация:
- Деловодство – 032/ 901 178
- Технически сътрудник – секретар – 032/ 901 160; 032/ 959 004
- „Стопански дейности” – 032/ 901 163
- Отдел ГРАО – 032/ 951 770
- Правно обслужване – 032/ 901 167
- Счетоводство – 032/ 901 171
- Каса – 032/ 901 165
- Социални дейности – 032/ 954 118
- Кадастър и регулация – 0877 / 597 065
- Техническа служба – 032/ 901 169, 032/ 901 168
- Контрол по строителството – 0879/ 979 098
- Екология и чистота – 032/ 901 199
- 3.Чрез интернет страницата на Район „Северен”: http://www.severen.bg/
(2) Образци на заявления/искания за предоставяне на административни услуги, определени със заповед на кмета на Район „Северен”, са на разположение в звената за административно обслужване и на интернет страницата на района.
Чл. 17 (1) Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила на промени в нормативните актове;
(2) Актуализацията се извършва от отговорните служители, в чийто предмет на дейност попада съответната услуга, след съгласуване с ресорния ръководител и одобрение от секретаря на района;
(3) Актуализацията се отразява едновременно във всички информационни средства на районната администрация;
(4) Контролът по изпълнението на задълженията по този член се извършва от секретаря на район „Северен”.
V. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО
Чл. 18 (1) Администрациите са длъжни служебно да осигуряват всички издавани от тях документи, необходими за предоставяна от тях административна услуга.
(2) Администрациите осигуряват по служебен път документи, необходими на потребителя на административна услуга от други администрации, освен в случаите на обективна невъзможност.
(3) Когато закон предвижда, администрациите са длъжни служебно да събират информация, документи и данни от други администрации.
VІ. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ
Чл. 19 (1) В район „Северен” се приемат писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги.
(2) Пред район „Северен” потребителите на административни услуги могат да се представляват с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации.
(3) Писмените искания, приети от служителите в деловодството, се регистрират по реда определен в Инструкция за организация на деловодната дейност и документооборота в Район „Северен”.
(4) Исканията, внесени устно, се отразяват с протокол (Приложение № 1), който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрират по реда на предходната алинея.
(5) Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането (регистриране в деловодната система) в Район „Северен”.
(6) За исканията, получени по пощата, в извънработно време, сроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броят от следващия работен ден.
Чл. 20 При работа с клиенти служителите от звената за административно обслужване спазват нормативните и вътрешните стандарти на обслужване, въведени в Район “Северен” - Община Пловдив с Хартата на клиента и стандарти за административното обслужване в район „Северен”, Етичен кодекс за поведение на служителите от администрацията на Район „Северен” – Община Пловдив, Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета на европейския съюз относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни.
Чл. 21 (1) Община Пловдив – Район „Северен” осъществява различни начини за обратна връзка с клиентите:
- 1.На интернет страницата на района www.severen.bg;
- 2.По пощата на административния адрес на района;
- 3.На електронната поща на района – Е-мейл адресът e защитен от спам ботове. ;
- 4.В звената за услуги и информация;
- 5.В приемните дни и часове на ръководството и служителите.
(2) Обратната връзка с потребителите се осъществява чрез събиране и анализ на получените оплаквания, мнения, сигнали и предложение – не по-малко от веднъж годишно.
(3) В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване.
(4) Организацията и контролът по изпълнението на задълженията по ал. 2 и 3 се извършват от секретаря на Район „Северен”.
VІІ. КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И СПАЗВАНЕТО НА СРОКОВЕТЕ
Чл. 22 Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.
Чл. 23 (1) Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:
1.Кмет;
2.Заместник-кметове;
3.Секретар;
4. Главен архитект;
5.Ръководители на звена – директорите на дирекции и началниците на отдели.
(2) Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица, посредством деловодна справка за движението на преписката им в деловодството, вкл. и по телефон или подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.
Чл. 24 (1) Сроковете за изпълнение са определени в самия документ с резолюция или произтичат от нормативен акт.
(2) Когато с нормативен документ или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.
(3) Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.
(4) При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това се отразява в деловодната система.
VІІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДЕЙНОСТТА ПО ПОСТЪПИЛИТЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ И СИГНАЛИ
Чл. 25 (1) Всеки гражданин или организация, както и омбудсманът, може да подава предложение или сигнал.
(2) Всички предложения и сигнали по смисъла на АПК се регистрират в деловодството на районната администрация.
(3) Предложения могат да се правят за усъвършенстване на организацията и дейността на администрацията на Район „Северен”.
(4) Сигнали могат да се подават за злоупотреби с власт и корупция, лошо управление на общинско имущество или за други незаконосъобразни или нецелесъобразни действия или бездействия на длъжностни лица от администрацията на Район „Северен”, с които се засягат държавни или обществени интереси, права или законни интереси на други лица.
(5) Анонимни предложения и сигнали, както и такива съдържащи нецензурни изрази и обиди не се регистрират и по тях не се образува административно производство.
(6) Предложения и сигнали, подадени до районната администрация, които не са от нейната компетентност, се препращат в 7 (седем) дневен срок от постъпването им до компетентния орган, освен ако има данни, че въпросът е отнесен и до него. За препращането на предложения, жалби или сигнали се уведомяват подателите им.
(7) Решението/отговорът по сигнала или предложението се взема в писмена форма от Кмета на Район „Северен” по реда на глава осма от АПК.
(9) Когато предложението или сигналът не са уважени, се съобщават съображенията за това.
(10) Предложения и сигнали подадени по вече решен въпрос, не се разглеждат, освен ако са във връзка с изпълнение на решението или се основават на нови факти и обстоятелства.
(11) Производството по сигнали и предложения се прекратява с изпълнение на решението.
Чл. 26 Причините за подадени предложения, сигнали и жалби във връзка с административното обслужване се анализират от секретаря на Район „Северен”, който предлага превантивни действия за предотвратяване на бъдещи несъответствия.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§1. Ръководителите и служителите в администрацията на район „Северен” са длъжни да познават и спазват настоящите правила.
§2. Контролът по спазване на разпоредбите на вътрешните правила за административно обслужване се осъществява от секретаря на района.
§3. Настоящите правила се утвърждават на основание чл. 1, ал. 2 от Наредбата за административното обслужване.
§4. Правилата да се публикуват на интернет страницата на район „Северен”.
§5. За неуредените в настоящите правила въпроси се прилагат Инструкция за организация на деловодната дейност и документооборота в район „Северен”, Устройствен правилник на район "Северен" - Община Пловдив, Хартата на клиента и стандарти за административното обслужване в район „Северен”, Етичен кодекс за поведение на служителите от администрацията на район „Северен” – Община Пловдив, Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета на европейския съюз относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни.
Съгласували:
Георгена Кабакова
гл. експерт „Човешки ресурси“
Стоянка Кузманова
ВИД директор дирекция “ФД, ЧР, ПО, ОК, СД и ОМП“
Изготвил:
Стайко Танев
Секретар на район „Северен“
