ОБЩИНА ПЛОВДИВ – РАЙОН “СЕВЕРЕН”

В Ъ Т Р Е Ш Н И    П Р А В И Л А

ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ПО ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ОТ КМЕТА НА РАЙОН “СЕВЕРЕН”

01.10.2014 година

ГЛАВА ПЪРВА
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Раздел І
ОБХВАТ

Чл. 1. С тези Вътрешните правила се уреждат:
1. реда за планиране на потребностите от доставки, услуги и строителство и съставянето на план-график на обществените поръчки;
2. подготовката и организацията на провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки (ЗОП) ;
3. подготовката и организацията на възлагане на обществени поръчки чрез публична покана и при свободен избор на изпълнител;
4. задълженията и отговорностите на различните звена в структурата на район “Северен” – Община Пловдив, ангажирани в процеса по възлагането на обществени поръчки, както и координацията между тях;
5. реда за осъществяване на контрол по изпълнението договорите за обществени поръчки, както и на договорите, сключени в резултат от избор на изпълнител чрез публична покана и свободно;
6. реда за съставяне и съхранение на досиета за обществени поръчки.

Чл. 2. Настоящите правила имат за цел да създадат условия за законосъобразно и ефикасно разходване на бюджетните средства в Община Пловдив - район „Северен”.

Чл. 3. Възлагането на обществените поръчки в Община Пловдив - район „Северен”се осъществява в съответствие с принципите на публичност, прозрачност, свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и недопускане на дискриминация.

Чл. 4. Вътрешните правила се прилагат при доставка на стоки, предоставянето на услуги, извършване на строителство или провеждане на конкурс за проект.

Чл. 5. Вътрешните правила се прилагат от всички длъжностни лица от Община Пловдив - район „Северен”, които имат права, задължения и отговорности по изпълнението на дейностите, свързани с възлагането на обществените поръчки.

Чл. 6. При разработването на Вътрешните правила са отчетени изискванията на:
1/ Закон за обществените поръчки /ЗОП/;
2/ Правилник за прилагане на закона за обществените поръчки /ППЗОП/;
3/ Търговски закон /ТЗ/;
4/ Закон за задълженията и договорите /ЗЗД/.
5/Закон за финансово управление и контрол в публичния сектор /ЗФУКПС/

Раздел ІІ
ОРГАНИ, ДИРЕКЦИИ И ОТДЕЛИ ОТГОВАРЯЩИ ЗА  ПРОВЕЖДАНЕ И ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЦЕДУРИТЕ ПО ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

Чл. 7. Кметът на район „Северен” отговаря за цялостна защита интересите на район „Северен” и упражнява правата на Възложител при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки и Правилник за прилагане на закона за обществените поръчки; подписва всички документи свързани с възлагане на обществени поръчки предвидени в ЗОП .
Чл 8. Заявители на обществените поръчки:
(1). Заявители на обществени поръчки могат да бъдат:
Секретар – за разходите за наем на административната сграда на района, ремонт и поддръжка на служебните автомобили, представителни мероприятия, специфични дейности и програми, канцеларски и други стоки и услуги свързани с административната дейност на района, разходите по функция “Здравеопазване” и тези със социален характер;
Началник отдел “Инвестиционни проекти и стопански дейности и екология”/ИП, СД, Е/ – за разходите за ремонти касаещи администрацията на района, функция „Здравеопазване”, разходи за инвестиционни проекти и техническа инфраструктура;
Главен инспектор “Екология и чистота” – за разходите по поддържане на чистотата и екологичното благоустрояване и всички други разходи свързани с ресора на длъжността;
Началник отдел “ГРАО, ПО, ОК,ОМП и ЖН” – за разходите свързани със спецификата на отдела.

Чл.9. (1) Финансовият контрольор:
1/ Отговаря за процедурите по осигуряване на предварителен контрол по законосъобразност в район „Северен”;
2/ Проверява законосъобразността на решенията за поемане на задъжления и извършване на разход;
3/ При извършване на разплащане по договорите се произнася относно компетентно ли е лицето извършило разхода и изпълнението на условията по договора, имащи отношение към плащането.
4/ Документира осъществения контрол със записи.

Чл. 10. Главен счетоводител :
1/ Подписва всички договори за възлагане на обществена поръчка, относно разходната
им част;
2/ Контролира своевременното внасяне и връщане на гаранцията за изпълнение;
3/ Контролира финансовото изпълнението на договорите;
4/ Осигурява на второстепенните разпоредители, приемащи изпълнението на части от договорите по ЗОП, необходимата информация за осъществяване на контрол върху изпълнението на договора/условия при доставка, изпълнение, видовете документи, които изпълнителят по договора следва да представя; количествени, стойностни параметри, цени и др/.

Чл. 11. Заместник-кмет:
Упражнява цялостен контрол върху дейността по подготовката на процедурата, по провеждане на процедурите за обществени поръчки, възлагане, изпълнението на обществената поръчка и архивирането на досиетата.

Чл.12 Началник отдел отдел “ИП, УП, КС, Е и СД”:
Организира и ръководи подготовката на документация за възлагане на обществената
поръчка, съгласно изискванията на ЗОП, свързани със строителство .

Чл.13. Юрист :
Изготвя документи, сързани с обществените поръчки, в рамките на своята компетенция, изпраща необходимата информация до АОП, комплектова досиетата за всяка обществена поръчка и води съответните регистри за ОП.

Чл.14. Секретар на района: отговаря за своевременното публикуване на актовете в Профила на купувача и съобщенията в средства масова информация.

Чл.15. Служителите от деловодство обезпечават извеждането с номер на изготвяните документи във връзка с провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки, регистрират постъпващите документи свързани с обществените поръчки и приемат офертите за участниците в избора на изпълнител на ОП.

Чл.17. Длъжности лица, отговорни за контрола по изпълнение на сключените договори за изпълнение на ОП упражняват непосредствен контрол по изпълнение на конкретната поръчка и носят административна отговорност при установени нарушения по реализация на възложения му за контрола договор.

Чл.18. Конкретните задължения на посочените в настоящия раздел органи, дирекции, отдели и второстепенни разпоредители са посочени в настоящите вътрешни правила при разглеждането на действията им, свързани конкретно с планирането и провеждането на процедурите по възлагане на обществени поръчки, както и контрола върху изпълнението на сключените договори.

ГЛАВА ВТОРА
Раздел І
ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ПО ЗОП

Чл.19. Възложителят е длъжен да проведе процедура за възлагане на обществена поръчка, винаги когато са налице законовите предпоставки.

Чл.20. Стартирането на всяка процедура за възлагане на обществена поръчка, става въз основа на одобрена от Кмета на района докладна, подадена от Заявилел по чл. 8., в задълженията на когото или за нуждите на чието звено, е необходимо да се проведе процедурата;
(2). В докладната задължително е посочена информация за
• обосноваване на мотиви за необходимостта от стартиране на процедурата;
• прогнозна стойност на обществената поръчка;
• вида на процедурата;
• правно основание за стартирането й;

Чл.21. След одобряване на докладната, Кметът на рйона я резолира към отдел „Правно обслужване” за изготвянето на документация за възлагане на ОП, а при необходимост и към технически експерти по чл.8, ал.7 отЗУТ за изработването на техническите спецификации и на методиката за оценка на офертите в документацията за участие в процедурата при критерийи кономически най-изгодна оферта, както и на конкурсните програми при конкурсите за проект, както и другите лица, заемащи експертни длъжности в съответната дирекция или отдел, които са длъжни да съдействат на отговорното лице, като изготвят част от документацията.

Чл.22. Кметът на района определя срок за подготовка на документацията.

Чл.23. Документацията за участие при провеждане на процедури по ЗОП има задължителното съдържание по чл. 28 от ЗОП :
1. решението за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка;
2. обявлението за обществената поръчка;
3.пълното описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции;
4. техническите спецификации, които се изготвят при спазване на изискванията на чл.30-33 от ЗОП,;
5.минималните изисквания, на които трябва да отговарят вариантите, и специалните изисквания за тяхното представяне, когато възложителят допуска варианти
6. инвестиционните проекти, когато се изискват при обществената поръчка за
строителство;
7. методиката за определяне на комплексната оценка на офертата, когато критерият за
оценка е икономически най-изгодната оферта съгласно изискванията на чл.28а от ЗОП
8. образец на офертата, както и указание за подготовката й;
9. проекта на договор.

Чл.24. Документацията за участие при възлагане на обществена поръчка по реда на глава осем
„а” от ЗОП включва публичната покана по образец, включваща изисквания към участниците,
условията за изпълнение на поръчката, методика за оценка на офертите (когато критерият за оценка е „икономически най-изгодна оферта”), технически спецификации и проект на договор. Поканата по образец, утвърден от изпълнителния директор на агенцията съдържа най- малко следната информация:
1. наименование и адрес на възложителя;
2. обект на поръчката, прогнозна стойност и източник на финансиране;
3. кратко описание на предмета на поръчката, а когато е приложимо - и количество
или обем;
4. критерия за възлагане, а когато изборът се извършва по критерий икономически най-изгодна оферта - и методика за оценка на офертата в съответствие с чл. 28а от ЗОП;
5. срок и място за получаване на офертите;
6. дата, час и място на отваряне на офертите.
(2)Техническите спецификации и методиката за определяне на комплексната оценка на офертата задължително се подписват от лицата, които са ги изработили.
(3)Всички документи, които се използват за изготвяне на документацията за описание на дейността, трябва да бъдат приложени към документацията.
(4)Проектно-сметната документация, техническо задание, инвестиционните проекти и
т.н. в зависимост от предмета на обществената поръчка, се осигуряват от отдел “ИП, УП, КС, Е и СД”.
(5)Образец на техническата оферта, ценово предложение и приложенията към тях се изготвят от отговорно лице по чл.21, ал.1, съгласно препоръчителни образци от правилника за прилагане на закона .
(6)Проектът на договор се изготвя от юрист на рйона и се съгласува с главен счетоводител.
(7)Решение за откриване на процедура, обявление или публична покана се изготвят от
Юрист, под ръководство на Заместник-кмет и се представя на Кмета на района за подпис.

чл.25.(1). След изготвяне и комплектоване на документация за възлагане на ОП
отговорното лице по чл.21, ал.1 от настоящите правила я представя за съгласуване Заместник-кмет или Секретар.
(2) След съгласуване на документацията същата се представя за утвърждаване от Възложителя.
(3) Ако някое от длъжностните лица, подпомагащо отговорното лице в подготовката на документацията, забави представянето на подготвяните от него документи, отговорното лице уведомява незабавно Кмета на района

Раздел ІІ
ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА  ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА ПО ЗОП

Чл.26 (1) След одобряване на документация от Възложителя, юрист изготвя уведомително писмо до Агенцията по обществени поръчки /АОП/ и изпраща за вписване в Регистъра по обществени поръчки решението и обявлението за стартиране на процедурата и до Европейската комисия, когато това се предвижда в ЗОП или с елрктронен подпис;
(2) В същия ден юрист представя цялата документация в електронен вариант на Секретар на района, отговорен за публикуване в профила на купувача, или на посочено от него лице от отдел „Информационно обслужване”.
(3) Секретар на района следи за публикуването на получените документи в Профила на купувача в първия работен ден, следващ деня на изпращането решението и обявлението за стартиране на процедурата или публичната покана в АОП и изпраща съобщение до средствата за масово осведомяване за обществената поръчка.

Чл.27. (1) Когато до 10 дни след публикуване на обявлението в Регистъра на обществените поръчки постъпят писмени предложения от заинтересовани лица за промени в обявлението и/или документацията поради наличие на незаконосъобразни условия, пропуски или явна фактическа грешка, те незабавно се насочват с резолюция към отдел „ПО” за преценка относно наличието на основание за изготвяне на решение за промяна.
(2) При положително становище, относно необходимостта от изменение на условията на поръчката в допустимите от закона граници, юрист организира изготвяне на решение за промяна до 14 дни от публикуването на обявлението в Регистъра на обществените поръчки.
(3) Решението се подписва от Възложителя и заедно с променените документи се изпраща от координатора на ОП в АОП.
(4) В същия ден юрист представя решението за промяна и променените документи в електронен вариант на Секретар на района или на посочено от него лице от отдел „Информационно обслужване” за публикуването им в профила на купувача.
(5) Секретар на района следи за публикуването на получените док ументи в Профила на купувача в първия работен ден, следващ деня на изпращането/предоставянето му.
(6) В случай, че от предоставяне на разяснението от възложителя до крайния срок за получаване на оферти или заявления за участие, остават по -малко от 6 дни, а в случаите по чл.14, ал.2 от ЗОП - по-малко от три дни, възложителят е длъжен да удължи срока за получаване на оферти или заявления за участие с толкова дни, колкото е забавата.

Чл.28.Документацията се изтегля от участници или кандидатите в процедурата от сайта на район „Северен” публикувана в Профила на купувача.

Чл.29 (1) При получаване на запитвания за писмени разяснения от заинтересованите лица по документацията за участие, служителите от деловодството ги завеждат във входящия дневник и незабавно ги представят на отговорно лице по чл.21, ал.1 от настоящите правила.
(2) Отговорното лице по изготвяне на документацията, организира съответните длъжностни лица, които в срок до 3 дни да изготвят и предоставят отговори на поставените въпроси.
(3) Организиране на изпращането на писмата се прави от отговорното лице по чл.21, ал.1 от настоящите правила. Разясненията по ал. 1 се публикуват в профила на купувача. Ако лицата са посочили електронен адрес, разясненията се изпращат и на него в деня на публикуването им в профила на купувача.

Чл.30. (1) Служителите от деловодството на район „Северен”, извършват приемане на офертите или заявленията от участниците в процедурата.
(2) Постъпилите оферти се завеждат в регистър за постъпилите оферти. За всяка получена оферта на приносителя се издава бележка с входящ номер, удостоверяваща подаването на офертата . При приемането на офертите или заявленията за участие в район „Северен”, върху плика с офертата се отбелязва: поредния номер, датата и часа на получаването й.
(3) Възложителя не носи отговорност за оферти, получени по пощата след посочения в обявлението срок.Такива оферти няма да бъдат отваряни и допускани до участие в процедурата.

Чл. 31. (1) Юрист изготвя декларации по смисъла на чл.35 от ЗОП и заповед за назначаване на комисия, в съответствие с изискванията на ЗОП за състава й, която се подписва от Възложителя и се извежда с номер от служител от деловодството.
(2) При открита процедура, комисията се назначава след изтичане на срока за приемане на оферти, а при ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне – след изтичане на срока за приемане на заявленията за участие.
(3) Като членове на комисията се назначават:
1. служители от структурните звена, чиито функционални задължения са свързани с предмета на поръчката и които имат професионална квалификация и опит в съответната област;
2. юрист
3. други лица, вкл. външни експерти, с професионална квалификация и опит,
съответстващи на предмета и сложността на поръчката.
(4) Когато Възложител не разполага със служители, отговарящи на изискванията за професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката, той осигурява външни експерти от списъка по чл.19, ал.2, т.8 или други чрез възлагане, в съответствие с ЗОП.

Чл. 32. (1) След изтичане на срока за подаване на оферти и определяне на комисия за
разглеждане, оценка и класиране, длъжностното лице от район „Северен” приело постъпилите в деловодството предложения, изготвя списъка на постъпилите оферти и го предава заедно с офертите на председателя на комисията преди започване на работата на комисията.

чл.33.(1) Комисията се събира на датата, мястото и в часа, указан в заповедта. Работата на комисията се ръководи от нейния председател.
(2) След запознаването със списъка на постъпилите оферти, членовете на комисията и наблюдателите подписват декларации по смисъла на чл.35 от ЗОП и ги представят на възложителя.
(3) Юрист изготвя протокол, който съдържа всички задължителни реквизити съгласно чл. 72 от ЗОП
(4) Ако някой от участниците не изпрати свои представители, това по никакъв начин не се отразява на работата на комисията и оценката на неговото предложение.

Чл.34.(1) Въз основа на констатациите в протокола, кметът на район „Северен” в срок 5 работни дни след приключване работата на комисията издава мотивирано решение, с което обявява класирането на участниците и участника, определен за изпълнител или прекратява процедурата в предвидените за това случаи в ЗОП.
(2) Юрист, на база констатациите в протокола на комисията, изготвя проект на Решение по чл.73 от ЗОП, със съдържащите с в този член задължителни реквизити. В зависимост от констатациите в протокола, може да се подготви и Решение за прекратяване на процедурата в предвидените за това случаи в ЗОП.
(3) Решението се се представя за подпис на Кмета на район „Северен”.

Чл.35. (1) Юрист организира изпращането на решение за класирането по процедурата или отстраняването от процедурата до всички кандидати или участници.
(2) В същия ден юрист представя на Секретар на Района решението заедно с протокола на комисията в електронен вариант за публикуване в профила на купувача при условията на чл. 22б, ал.3 от ЗОП
чл.36. (1). Юрист следи за сроковете за обжалване по чл.120 от ЗОП и ако в този срок постъпи една или повече жалби, незабавно уведомява Заместник-кмет и изготвя копие на цялата преписка
(2). Юрист организира изготвянето на становището на Възложителя по подадената жалба и я представя на кмета на района за извършване на правни действия по процесуално представителство и защита.
(3). След приключване на всички процесуални действия по чл.120 и следващите от ЗОП, служителят, водил делата, връща преписката, ведно с изготвените по делото документи, както с постановените и влезли в сила решения на КЗК, респ. ВАС за предприемане на последващи действия.

Чл.37. (1). В срок от 5 работни дни след изтичане на срока за обжалване на решението за определяне на изпълнител, юрист изготвя служебна бележка за освобождаване на гаранции за участие на отстранените кандидати или участници и на класирани след второ място участници, ако същите не са подали жалба до КЗК.
(2). На участници класирани на първо и второ място, гаранцията за участие се
освобождава след сключване на договора за обществена поръчка, а на участник обжалвал процедурата след решаване на спора.
(3). Служебна бележка за освобождаване на гаранции се представя в отдел “ Счетоводство”
(4). Банковите гаранции за изпълнение се освобождават при предвидените в ЗОП
условия, чрез връщане на оригинала на банковата гаранция. Банковите гаранции се връщат в законовите срокове и с препоръчано писмо с обратна разписка до банката която я издаде.
(5). Паричните суми се възстановяват от отдел „“Счетоводство”, след представяне на служебна бележка, с приложени копия на платежните документи за внесена гаранция.
(6). Главен счетоводител на района контролира срочното връщане на гаранциите за
участие на участници и кандидатите за обществени поръчки, съгласно изискванията на ЗОП

Раздел ІІІ
СКЛЮЧВАНЕ НА ДОГОВОР

Чл.38. (1). След изтичане на сроковете за обжалване или влизане в сила на решенията на КЗК и ВАС / ако има такова / и ако решението на Възложителя не е отменено, юрист стартира процедура по сключване на договор с определения за изпълнител участник.
(2). Юрист изготвя писмо до избрания изпълнител с покана за подписване на договор за изпълнение на поръчката. В поканата се посочват срока за явяване и необходимите документи, които участникът следва да представи преди сключване на договора.
(3). След представянето на необходимите документи договорът се подписва от кмет, главен счетоводител, юрист.
(4). Възложителят може да сключи договор за обществена поръчка преди изтичането на срока по чл. 41, ал.3 от ЗОП при условия на чл.41а от ЗОП

Чл.39 (1).Възложителят може да прекрати процедурата или да определи за изпълнител и да сключи договор с втория класиран участник в случаите, когато участникът, класиран на първо място:
1. откаже да сключи договор;
2. не изпълни някое от изискванията на чл.42, ал. 1 от ЗОП
(2)В този случай юрист организира изготвянето на съответното решение и изпращането му до АОП и при необходимост до избран за изпълнител втория класиран участник

Чл. 40. (1). Въз основа на сключения договор или сключено рамково споразумение, юрист изготвя съобразно образец и в срока, предвиден в ППЗОП, информация за сключения договор до АОП.
(3). Подготвената информация по ал.1 в същия ден се представя на Секретар на района в електронен вариант, или посочено от него длъжностно лице от отдел „Информационно обслужване”, който е отговорен за публикуването й в Профила на купувача в деня на получаването на същата.

Чл.41.(1) Служител от отдел “Счетоводство”, който извършва плащания по сключените договори, представя на Секретар на района или посочено от него длъжностно лице от отдел „Информационно обслужване” в електронен вариант информация за датата, основанието и размера на всяко извършено плащане по договорите за обществени поръчки и по договорите за подизпълнение, включително за авансовите плащания за публикуването и в Профила на купувача.

ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ЧРЕЗ ПУБЛИЧНА
ПОКАНА ПО ГЛАВА ОСМА "А" ОТ ЗОП

Чл.42. (1). Условията и редът по тази глава се прилагат при възлагане на обществени поръчки по чл. 14, ал.4 от ЗОП.
(2). В този случай Възложителите могат да не провеждат процедурите по закона, но са
длъжни да прилагат условия и реда на глава осма „а” от ЗОП за възлагане на поръчките по чл. 14, ал. 4 като Възложителят събира оферти с публикуване на покана.

Чл.43.Юрист организира изготвянето на Поканата по образец, утвърден от изпълнителния директор на агенцията, която съдържа най-малко следната информация:
1. наименование и адрес на възложителя;
2. обект на поръчката, прогнозна стойност и източник на финансиране;
3. кратко описание на предмета на поръчката, а когато е приложимо – и количество или обем;
4. критерия за възлагане, а когато изборът се извършва по критерий икономически най-изгодна оферта - и методика за оценка на офертата в съответствие с чл. 28а от ЗОП;
5. срок и място за получаване на офертите;
6. дата, час и място на отваряне на офертите.
(2). Юрист организира изпращането на поканата в АОП за публикуването й на Портала за обществени поръчки по ред, определен с правилника за прилагане на закона и едновременно с това предава публичната покана и приложения към нея на Секретар на района или посочено от него длъжностно лице от отдел „Информационно обслужване”, за публикуването й в Профила на купувача - Официалната интернет страница на Район „Северен” и изпращане до средствата за масово осведомяване.
(3) При писмено искане, направено до три дни преди изтичане на срока за получаване на оферти, Възложителят е длъжен най-късно на следващия ден да публикува в профила на купувача писмени разяснения по условията на обществената поръчка.
(4) За целта служителите от деловодството завеждат получените искания във входящия дневник и незабавно ги представят на отговорното лице /юрист или съответният експерт в зависимост от исканото разяснение/, което на същия ден, изготвя разясненията в електронен вариант и ги представя на на Секретар на район „Северен” или посочено от него длъжностно лице от отдел „Информационно обслужване”, който отговаря за публикуването им в профила на купувача най-късно на следващия ден от получаване на искането.

Чл.44. (1)Приемане на офертите от участниците се извършва от деловодотел.
(2) Постъпилите оферти  се завеждат в регистър за постъпилите оферти при възлагане чрез Публична покана. За всяка получена оферта на приносителя се издава разписка, удостоверяваща подаването на офертата. При приемането на офертите, върху плика с офертата, се отбелязва поредния номер, датата и часа на получаването й.
(3)  Възложителя не носи отговорност за оферти, получени по пощата след посочения в поканата  срок. Доказателство за това е датата на пощенското клеймо. Такива оферти няма да бъдат отваряни и допускани до участие в процедурата.

Чл.45. (1) Разглеждането и оценката на офертите се извърщва от Комисия, назначена със Заповед на Кмета на Район ”Северен” в съответствие с изискванията  на  чл.101г.,  ал.1  от  ЗОП.
(2). Юрист изготвя проекто - заповед за назначаване на Комисия, като спазва изискванията  за  състава й, съгласно чл.101г, ал.1 от ЗОП. Проекто-заповедта се представя на Кмета на район “Северен” за одобрение. Готовата заповед се подписва от юрист и Заместник-Кмет или Секретар и се предоставя за подпис на Кмета на район “Северен”. Подписаната заповед се извежда с номер от служител на деловодството в деня на отваряне на офертите.
(3) Като членове на комисията се назначават служители от структурните звена, чиито функционални задължения са свързани с предмета на поръчката, от които най-малко едно лице, притежаващо професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката.
(4) Вслучай, че няма служители, отговарящи на изискванията за професионална компетентност по ал. 2, се осигуряват външни експерти с професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП.

Чл.46. (1) След получаване на офертите, членовете на комисията представят декларации за обстоятелствата по чл. 35, ал. 1, т. 2 – 4 от ЗОП.
(2) Отварянето на офертите се извършва при условията на чл.68, ал.3.от ЗОП. След отварянето на офертите комисията обявява ценовите предложения и предлага по един представител от присъстващите участници да подпише техническите и ценовите предложения.
(3) Комисията по чл.44 ал.1 може по всяко време да проверява заявените от лицата, подали оферта, данни, да изисква от тях разяснения, както и допълнителни доказателства за данни, представени в офертата. Тази възможност не може да се използва за промяна на техническото и ценовото предложение на участниците.
(4) В своята работа комисията не е ограничена от правилата предвидени в чл.68-72 от ЗОП и може мотивирано да приема или отхвърля всяка подадена оферта, неотговаряща на изискванията на Възложителя, включително и да не приеме никоя от представените оферти и да даде становище за прекратяване на избора на изпълнител. Комисията отстранява от участие непълни оферти, имащи пороците на чл.68 от ЗОП.

Чл.46. Комисията съставя протокол за получаването, разглеждането и оценката на офертите и за класирането на участниците. Протоколът се представя на възложителя за утвърждаване в срок, посочен в заповедта за назначаването на комисията
(2) След утвърждаване на протокола, юрист организира изпращане на протокола до лица, подали офертите.
(3)Председателят на комисията или юрист е задължен след получаването на утвърдения протокол да го представи в електронен вариант на Секретар на района или посочено от него длъжностно лице от отдел „Информационно обслужване”, който е отговорен за публикуването му в профила на купувача при условията на чл.22б, ал. 3 от ЗОП, в един и същи ден с изпращането на протокола до лица подали офертите.
(4) Утвърденият от Кмета протокол не подлежи на обжалване по реда на ЗОП.

Чл.47.(1) След публикуването на протокола, юрист изготвя писмо до избрания изпълнител с покана за подписване на договор за изпълнение на поръчката. В поканата се посочват срока за явяване и необходимите документи, които участникът следва да представи преди сключване на договора, в съответствие с чл.101е ал.2 от ЗОП.
(2) Юрист попълва данните от офертата в договор за възлагане на обществена поръчка с изпълнителя.
(3) Договорът се подписва от Кмет, главен счетоводител и юрист.
(4) След подписването на договора, юрист го представя в електронен вариант на Секретар на района или посочено от него длъжностно лице от отдел „Информационно обслужване”, който е отговорен за публикуването му в профила на купувача при условията на чл. 22б, ал.3 от ЗОП.
(5) Допълнителните споразумения към сключения договор се публикуват в профила на купувача по реда на предходната алинея.

Чл.48. (1) Когато не е подадена нито една оферта, Възложителят със заповед упълномощава длъжностно лице, което да проведе преговори с посочен от Възложителя изпълнител. В тези случаи възложителят е обвързан от прогнозната стойност, посочена в поканата чл. 101б, ал. 1, и от техническите спецификации и проекта на договор, приложени към поканата.
(2) Възложител сключва договор за изпълнението на поръчката след представяне на доклад от упълномощено лице по ал. (1), относно резултата от проведените преговори с избран изпълнител.

Чл.49. Възложителят е длъжен да съхранява всички документи, свързани с възлагане на поръчките по тази глава, за срок три години след приключване изпълнението на договора.

ГЛАВА ТРЕТА
РАЗДЕЛ І
ИЗГОТВЯНЕ НА ДОСИЕ НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА

Чл.50. За всяка обществена поръчка юрист организира изготвянето на досие, което комплектова и включва:
2/ Заявка / докладна за стартиране на процедурата с приложенията към нея.
3/ Решение за откриване на съответната процедура за възлагане на обществена поръчка и обявление или публична покана и документацията за нея;
4/ Кореспонденцията с участниците и кандидатите водена в периода до представянето на офертата:
5/ Заповед за назначаване на комисия;
6/ Писма до АОП, заедно със страниците от съответния регистър или бюлетин;
7/ Решение за определяне на кандидатите, които да бъдат поканени за участие в ограничената процедура;
8/ Протоколи от дейността на комисията и кореспонденция водена в периода на работата на комисията;
9/ Декларации по чл.35 от ЗОП ;
10/ Решение за определяне на изпълнител или за прекратяване на процедурата;
11/ Уведомителни писма до кандидатите в процедурата, с които им се изпраща решението за класиране и определяне на изпълнител или за прекратяване, както и покана за сключването на договор;
12/ Оригинал от договора за възлагане на обществената поръчка заедно с всички приложения към него представени от избрания изпълнител;
13/ Подадени заявления или жалби, ако има такива и придружаващите ги преписки;
14/ Информация до Агенцията по обществени поръчки по повод прекратяване на процедурата;
15/ Информация до Агенцията по обществени поръчки относно сключения договор;
16/ Копие от документацията за участие в процедурата;
17/ Информация до Агенцията по обществени поръчки относно изпълнение на поръчката
18/Копие от финансовото досие, включващо: Фактури издадени във връзка с изпълнение на договора, Протоколи образец 19 за установяване и заплащане на извършената работа, Протокол за приемане на извършените дейности по договора;
19/ .Кореспонденция с КЗК, ако има такава
20/.Становища по получените жалби , ако има такива
21/ Други относими документи.

Чл.51. За всяка обществена поръчка отдел “Счетоводство” изготвя досие, което включва:
1/ Решение и обявление на обществената поръчка или публична покана.
2/ Договор за възлагане изпълнението
3/ Фактури издадени във връзка с изпълнение на договора;
4/ Платежни документи, удостоверяващи разплащането по фактурите;
5/ Протоколи образец 19 за установяване и заплащане на извършената работа;
6/ Протокол за приемане на извършените дейности по договора;
7/ Опис на документите в досието;
8/ Протокол за движение на досието .

РАЗДЕЛ ІІ.
СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА ПО ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА

Чл.52. До изтичане на срока за подаване на офертите цялата документация по подготовката на процедурата се съхранява в отдел “ПО” .

Чл.53. По време на работата на комисията цялата документация, заедно с постъпилите предложения, се съхранява от председателя на комисията.

Чл.54. Досиетата, изготвяни по ЗОП, се съхраняват в сроковете, предвидени в законовата уредба, а тези по проекти и програми, финансирани със средства от ЕС или друг финансиращ орган – съобразно сроковете, определени от финансиращата институция.

Чл.55. След подписване на договора за изпълнение на поръчката, достъпа до досиета за
ОП се осъществява по реда на Закона за достъп до обществена информация

ГЛАВА ЧЕТВЪРТА
Раздел І
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ДОГОВОРИ

ЧЛ.56. (1). Контрола по изпълнение на сключените договори, в резултат на проведените процедури по ЗОП и по реда на глава осма „А”, се възлага на длъжностно лице от общинска администрация, определено в договора
(2). Длъжностното лице по ал.1 е задължено да извършва дейностите по контрола, както следва:
- упражнява контрол по изпълнение на срокове посочени в договора за изпълнение и
Гаранции;
- събира, комплектова, обобщава и представя на изпълнителя заявки за конкретните доставки, услуги или обема на СМР;
- събира информация за изпълнени задължения по договора , съставя и подписва приемно-предавателен протокол между възложителя и изпълнителя, който се явява основание за подписване на фактура за изпълнена поръчка или част от нея.
- стриктно следи за спазването на всички клаузи, посочени в договора, в това число и спазването на единичните цени и стойности и количествата в процеса на изпълнение на договора.
- текущо анализира изпълнението на договора, във връзка с недопускане на отклонения
и рискове при реализацията му.
- при установяване на неспазване на някои клаузи от договора е задължен незабавно да уведоми възложителя за направените констатации и да предложи мерки за отстраняването на нарушение, налагането на санкции на изпълнителя или прекратяване на договора
(3). Длъжностно лице по ал.1 носи административна отговорност при установени нарушения по реализация на възложения му за контрола договор, а именно:
-когато не е взел необходимите и своевременни мерки при установяване на неспазване на някои клаузи от договора от страна на изпълнителя.
-когато не е подготвил и не представил в срок някои от задължителните документи, описани в договора.
-когато не представи в срок документи, които трябва да изготви съгласно настоящите правила.
(4). При приключване на поръчката или определен етап от нея се съставя приемно-
предавателен протокол, подписан от изпълнителя и длъжностно лице по ал.1.
(5). Протоколът задължително съдържа следната информация:
- предмет на поръчката
- номер и дата на подписания договор
- имената и длъжности на подписаните
- номер и дата на заповед по ал.1
- обем на изпълнената поръчка или част от нея
- стойност /цена/ на поръчката или част която се отчита
- резултати от проверка на представената от изпълнителя фактура
(6). При установяване на несъответствия между представяните отчетни документи и условията на договора, същите се отразяват в настоящия протокол и се посочват указания за отстраняването им.
(7). След приключването на договора длъжностното лице по ал.1 изготвя доклад по
изпълнението на договора, който съдържа информация относно спазване на клаузите на договора , обема и стойността на реализираната поръчка.
(8). Доклада по ал.7 се представя на Кмета на района за одобрение.
(9). Фактури за изпълнение на поръчката се издават само при наличие на приемно-
предавателен протокол подписан от лице по ал.1 и изпълнителя.

ГЛАВА ПЕТА
Раздел І
ВЪЗЛАГАНЕ НА ПОРЪЧКИ ПОД ПРАГОВЕ НА ЧЛ.14,АЛ.5 от ЗОП

Чл.57. (1). Възлагането на поръчките под стойности, посочени в чл.14, ал.5 от ЗОП се извършва както следва:
(2). Заявителятпо чл. 8 от настоящите правила изготвя докладна съдържаща:
- премет на поръчката
- обосноваваненеобходимосттаот стартираненапроцедурата;
- средстватанеобходими за нейното финансиране
(3). Докладната се представя на кмета на района за резолюция;
(4). С резолюция кметът възлага на юрист, а при необходимост и на технически експерт да реализира поръчката.
(5). Длъжностни лица, определени от Кмета извършват необходимите проучвания,
провеждат договаряния с потенциални изпълнители на ОП, отправят покана/покани за представяне на оферти.
(6). Когато за реализация на поръчката е необходимо да се изготви Договор, същия се изготвя от юрист и се подписва от Кмет, главен счетоводител, юрист.
(8). Копия от подписаните договори, със всички приложения към него, се представят на
- отдел “ПО”
- финансов контрольор
- главен счетоводител
(9). Длъжностни лица ,определени в договора, при приключване на поръчката за доставка или услуга, изготвят Приемно-предавателен протокол с Изпълнителя и го представят заедно с фактура на :
- финансов контрольор
- главен счетоводител
(10). При поръчки с обект „строителство” при приключване на поръчката инвеститорски контрол/длъжностни лица, изготвя Приемно-предавателен протокол с Изпълнителя и го представят заедно с фактура на :
- финансов контрольор
- главен счетоводител

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 1 Тези вътрешни правила се приемат на основание чл.8б от ЗОП,
§ 2 Тези вътрешни правила подлежат на актуализации и допълване
§ 3 Вътрешните правила влизат в сила от 01.10.2014г..